O mundo dos negócios está cada vez mais dinâmico. Ideias inovadoras estimulam o surgimento de novos negócios e, por consequência, o de novas pequenas empresas. Entretanto, para prosperar neste mercado competitivo, e ainda ter a possibilidade de crescer com menores barreiras, é preciso estar atento não só ao mercado, mas também à gestão da empresa. Um bom controle financeiro, por exemplo, dá maior segurança ao empreendedor, ao ponto que o possibilita saber como está a sua situação financeira e qual a sua capacidade de investir e crescer. Neste sentido, uma ferramenta essencial para todas as empresas é o controle do Fluxo de Caixa.
O Fluxo de Caixa é uma ferramenta financeira que monitora as entradas e saídas de dinheiro ao longo do tempo, ou seja, quanto a empresa tem a pagar e a receber e quando irá ocorrer a entrada e a saída do valor. É importante deixar claro que as movimentações são registradas de acordo com a data efetiva de entrada ou saída do recurso (regime de caixa), diferentemente do que ocorre em uma visão de resultado econômico (regime de competência). Neste sentido, o Fluxo de Caixa serve tanto para registrar movimentações que já ocorreram quanto para provisionar as que já são conhecidas, mas ainda estão por ocorrer. É uma excelente ferramenta para prever o saldo de caixa futuro e acompanhar se haverá falta ou excedente de recursos. Tendo essa visão antecipada, o empreendedor tem mais tempo para tomar ações corretivas. Em caso de falta de recursos, é fundamental saber o quanto irá faltar e quando irá faltar, podendo assim se antever e buscar formas mais eficientes de obter os recursos necessários, seja renegociando, antecipando recebíveis ou buscando algum tipo de financiamento ou aporte.
O controle do fluxo de caixa também é uma ferramenta estratégica, ao ponto que possibilita não só verificar a possível falta de dinheiro, como também a sua sobra. Com isso, o empreendedor pode planejar o que fazer com este recurso excedente, planejando, por exemplo, como investi-lo, seja em aplicações financeiras para reserva ou até mesmo em máquinas, equipamentos, novas tecnologias, desenvolvimento de novo produto ou expansão de mercado, através de instalação de uma nova unidade.
Para que este controle seja efetivo, é preciso adotar boas práticas financeiras, que servirão de base ao fluxo de caixa, tais como o efetivo controle de contas a pagar e receber e seus respectivos prazos, movimentação de estoque e materiais, controle de obrigações fiscais e trabalhistas, bem como de financiamentos já adquiridos. Estes controles devem ser acompanhados a partir dos seus respectivos documentos, tais como contratos, faturas, boletos e notas fiscais, e registrados com antecedência em um sistema de informações ou software. Tendo este controle geral de todas as entradas e saídas, é possível ter o controle confiável e em tempo real dos saldos das contas e a disponibilidade de recursos. É fundamental que este controle seja constante e periódico, e que seja seguido de acordo com a estratégia traçada, para que ele seja eficaz e reflita a realidade da empresa.
Para auxiliar neste controle, o empreendedor pode se utilizar de diversas ferramentas. As planilhas são as ferramentas mais populares e acessíveis para o controle do fluxo de caixa, sendo amplamente utilizadas pelas empresas, e muitas vezes o ponto de partida para este controle. Entretanto, com a evolução da internet e da tecnologia, nos dias atuais já existem diversos sistemas que fazem este trabalho de forma mais rápida, automatizada e integrada, e também de forma mais segura, visto que as informações são armazenadas em nuvem ou servidores, diminuindo significativamente o risco de perda dos dados. Os sistemas também permitem maior flexibilidade na hora de analisar e visualizar as informações, as entradas e saídas e os gráficos, o que facilita a tomada de decisão do empreendedor. Além de tudo, grande parte dos sistemas web para controle de fluxo de caixa já estão amplamente acessíveis em termos de custo para as pequenas empresas, o que torna a decisão de implantá-los muito mais fácil. Entretanto, antes de implementar qualquer tipo de sistema ou controle, é preciso planejar e organizar de que forma isso irá ocorrer, para que se atinja os resultados esperados.
E você, já possui um controle de fluxo de caixa implementado? Precisa de ajuda para planejar, organizar e implementar um sistema de controle de fluxo de caixa? Fale com um consultor da Dutra Gestão Empresarial e saiba como!
Por Mateus Kunzler
